Krótka odpowiedź

Ewidencja PSI powinna pozwalać ustalić dochód objęty zwolnieniem, koszty kwalifikowane i wykorzystaną pomoc. To trzy różne zestawienia. Przy działalności mieszanej trzeba zastosować właściwe zasady wydzielenia z art. 17 ust. 6a–6b ustawy o CIT. Nie wystarczy jedna lista faktur inwestycyjnych.

Podstawa odpowiedzi: obecne przepisy, źródła sprawdzone 3 października 2026 r. Planowane zmiany PSI opisujemy osobno jako projekt.

Trzy rejestry o różnych celach

Nakłady kwalifikowane: opisują wydatki, daty, dokumenty, ujęcie aktywów, warunki katalogu i limit decyzji. Służą ustaleniu podstawy pomocy, nie są automatycznie dochodem zwolnionym.

Przychody i koszty podatkowe: pozwalają ustalić dochód dla działalności objętej zwolnieniem oraz działalności pozostałej. Koszt inwestycji i koszt uzyskania przychodu rozliczany przez amortyzację nie są tą samą kategorią.

Wykorzystanie pomocy: obejmuje wartość zwolnienia, dyskontowanie i kumulację. Pozwala kontrolować dostępny limit i horyzont decyzji.

Koszty wspólne i przyporządkowanie

Przypisuj przychody oraz koszty bezpośrednie na podstawie ich rzeczywistego związku z działalnością. Dla kosztów wspólnych opisz metodę i podstawę podatkową, zastosuj właściwe zasady oraz zachowaj dowody. Nie wybieraj klucza wyłącznie dlatego, że zwiększa dochód zwolniony.

Wydzielenie organizacyjne i sposób ustalania zwolnienia wymagają analizy art. 17 ust. 6a–6aa. Liczba kont w planie księgowym nie rozstrzyga sama o spełnieniu wymogów. Istotne jest, czy dane dają wiarygodny i odtwarzalny wynik.

Przykładowe pola i obieg dokumentów

  • Numer decyzji i obszar działalności przypisany do zapisu.
  • Numer dokumentu, kontrahent, wartość i okres rozliczenia.
  • Lokalizacja oraz rodzaj środka trwałego lub kosztu.
  • Data zamówienia, płatności, odbioru i wpisu do ewidencji.
  • Podstawa podziału kosztu wspólnego i osoba zatwierdzająca.
  • Inna pomoc dotycząca tego samego wydatku.

Uzgadniaj rejestry z księgami regularnie, a przed rocznym CIT sporządź zestawienie różnic. Dokumenty trzeba przechowywać z uwzględnieniem art. 19 ustawy o wspieraniu nowych inwestycji i terminów związanych ze zwrotem pomocy - nie zakładaj, że standardowy krótszy archiwalny okres zawsze wystarczy.

Przykład i założenia

Przykład hipotetyczny - nie jest realizacją klienta. Przykład organizacyjny: faktura na maszynę trafia do rejestru nakładów, odpisy amortyzacyjne są analizowane w rozliczeniu dochodu, a podatek objęty zwolnieniem trafia do rejestru wykorzystania pomocy. Wpisanie pełnej wartości faktury do każdego z tych zestawień jako „oszczędności” prowadziłoby do pomieszania trzech różnych pojęć.

Najczęstsze pytania

Czy trzeba mieć trzy osobne programy księgowe?

Nie wynika to z samej potrzeby prowadzenia trzech zestawień. System musi umożliwiać prawidłowe ustalenie i udokumentowanie wymaganych danych.

Czy nakład kwalifikowany od razu jest pomocą wykorzystaną?

Nie. Nakład buduje podstawę limitu; wykorzystanie pomocy następuje przez właściwe zwolnienie podatkowe.