Jak obliczyć średnie zatrudnienie do wniosku o decyzję o wsparciu.

Poziom bazowy zatrudnienia to jedna z liczb, które przesądzają o kształcie decyzji o wsparciu — a jednocześnie jedno z najczęstszych źródeł błędów we wnioskach. Od niego liczy się „wzrost netto" nowych miejsc pracy, którego nie wolno naruszyć przez cały okres utrzymania inwestycji. W tym przewodniku pokazujemy, jak policzyć go poprawnie: krok po kroku, z przykładem liczbowym i listą dokumentów ZUS.

Skąd bierze się obowiązek i czemu służy

Obowiązek ustalenia poziomu bazowego wynika z § 5 ust. 4 rozporządzenia Rady Ministrów z 27 grudnia 2022 r. w sprawie pomocy publicznej udzielanej niektórym przedsiębiorcom na realizację nowych inwestycji (Dz.U. 2022 poz. 2861, ze zm.), który odsyła do art. 2 pkt 32 rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014 (GBER). Tworzenie nowych miejsc pracy oznacza tam wzrost netto liczby pracowników zakładu w stosunku do średniego zatrudnienia z 12 miesięcy poprzedzających złożenie wniosku.

Wynik obliczenia pełni dwie funkcje: wyznacza punkt odniesienia dla deklarowanej liczby nowych miejsc pracy (kryterium ilościowe i jakościowe DoW) oraz służy do weryfikacji wzrostu netto podczas kontroli realizacji inwestycji.

Okres badania i jednostka miary

Badamy 12 pełnych miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc złożenia wniosku. Wniosek składany w maju 2026 r. → okres badania: maj 2025 – kwiecień 2026. Miesiąc złożenia wniosku nie wchodzi do okresu bazowego i nie stosuje się żadnego przesunięcia o pół miesiąca.

Jednostką miary jest etat (FTE). Pracowników niepełnoetatowych przelicza się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy — pół etatu to 0,5, trzy czwarte etatu to 0,75.

Przykład liczbowy

Firma składa wniosek w maju 2026 r. Przeciętne zatrudnienie w kolejnych miesiącach okresu bazowego (maj 2025 – kwiecień 2026) wyniosło: 10,00 · 10,50 · 11,00 · 10,50 · 10,00 · 9,50 · 9,50 · 10,00 · 10,50 · 10,00 · 11,00 · 10,50 etatu. Suma dwunastu wartości to 123,00, a więc:

Kogo wliczamy, a kogo nie

Wliczamy wyłącznie osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę lub spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 pkt 32 GBER): pełnoetatowców jako 1,0 etatu, niepełnoetatowców proporcjonalnie do wymiaru.

Nie wliczamy osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych (zlecenie, dzieło), samozatrudnionych (B2B), pracowników tymczasowych zatrudnionych przez agencję ani właścicieli i wspólników niepobierających wynagrodzenia z umowy o pracę. Odrębnego potraktowania wymagają także długotrwałe nieobecności — np. urlopy bezpłatne, macierzyńskie czy wychowawcze, identyfikowane w dokumentacji ZUS po kodach świadczeń/przerw w raportach RSA (m.in. 111, 121, 122, 311–314). Błędne zakwalifikowanie nieobecności to najczęstsza przyczyna zawyżenia lub zaniżenia poziomu bazowego.

Dokumenty, które trzeba przygotować

Podstawą obliczeń i weryfikacji są deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA wraz z raportami imiennymi RCA i RSA za wszystkie 12 miesięcy okresu bazowego. Przy weryfikacji zwracamy uwagę na spójność liczby ubezpieczonych w DRA ze stanami używanymi do obliczeń, poprawność kodów nieobecności w RSA oraz osoby zatrudniane lub odchodzące w trakcie miesiąca — każdy dzień liczy się osobno (metoda arytmetyczna) albo wpływa na stany graniczne przy metodach uproszczonych, zgodnych z metodologią GUS przeciętnego zatrudnienia.

Jeżeli wnioskodawca nie zatrudniał w okresie bazowym żadnych pracowników (składki wyłącznie za siebie lub osoby współpracujące), do wniosku dołącza ostatnią złożoną deklarację ZUS DRA oraz oświadczenie, że stan zatrudnienia się nie zmienił — poziom bazowy wynosi wtedy 0 etatów.

Dlaczego ta liczba jest strategiczna

• Moment złożenia wniosku ma znaczenie. Okres bazowy „przesuwa się" z każdym miesiącem. Firma po niedawnej redukcji zatrudnienia będzie miała niższy poziom bazowy — a więc łatwiejszy do wykazania wzrost netto — niż po fali rekrutacji. To legalny element planowania terminu złożenia wniosku.
• Deklaruj ostrożnie. Zadeklarowanej liczby nowych miejsc pracy nie wolno naruszyć w dół przez cały okres utrzymania. Korekta decyzji jest możliwa (art. 17 ust. 4 ustawy o wspieraniu nowych inwestycji), ale obniżenie poziomu zatrudnienia nie może przekroczyć 20% — deklaracja „na wyrost" potrafi zablokować firmę na lata.
• Nowelizacja ustawy wprowadzi ustawową definicję. Założenia nowelizacji przewidują ujednoliconą, ustawową definicję poziomu zatrudnienia od 2027 r. — o wszystkich planowanych zmianach piszemy w artykule o nowelizacji PSI od 2027 r.

Od czego zacząć

Wyliczenie poziomu bazowego wraz z weryfikacją dokumentacji ZUS to standardowy element przygotowywanej przez nas dokumentacji do wniosku o decyzję o wsparciu. Jeżeli planujesz inwestycję, w 24 godziny bezpłatnie zweryfikujemy, czy projekt kwalifikuje się do PSI — a wysokość możliwego zwolnienia dla Twojej gminy policzysz od ręki w naszym kalkulatorze PSI.

Podstawy prawne: rozporządzenie RM z 27.12.2022 r. (Dz.U. 2022 poz. 2861, ze zm.), rozporządzenie Komisji (UE) nr 651/2014 (GBER), ustawa z 10.05.2018 r. o wspieraniu nowych inwestycji, metodologia GUS przeciętnego zatrudnienia (Zeszyt metodologiczny Z-06). Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.